Nous connaissons tous Google et nous avons l’habitude de l’utiliser quotidiennement pour effectuer nos recherches sur internet. Mais les services Google ne s’arrêtent pas là ! Vous pouvez profiter d’un système de messagerie, d’aide pour trouver un itinéraire, ou encore créer des documents en ligne. Alors pour réussir à bien organiser tous les documents créés à partir de Google et d’autres logiciels, vous avez pris l’habitude de créer des dossiers. Mais c’est à partir de là que les choses se compliquent.
Comment garder ses documents avec soi si vous changer d’ordinateur, ou que vous souhaitez y accéder à partir de votre tablette ? Et comment travailler en groupe avec un unique dossier pour éviter les doublons sur chaque poste de travail ? Google a également pensé à cette problématique en proposant l’outil Google Drive ! Mais Google Drive, c’est quoi ? La réponse se trouve juste en dessous !
Présentation de Google Drive
Avez-vous déjà entendu parler du système de Cloud ? Et de Google Drive ? Que ce soit pour une utilisation privée en stockant vos photos de vacances ou pour travailler plus facilement, un cloud sera toujours pratique à utiliser. On l’appelle également « nuage » et il s’agit d’un serveur en ligne vous permettant de stocker vos documents sur internet.
Google Drive est donc un cloud qui va vous permettre de placer vos documents dans des dossiers en ligne, de les modifier ou utiliser dès que vous en avez besoin, et de n’importe où ! En effet, vous pourrez récupérer un document important à partir de votre smartphone, ordinateur ou même votre tablette, et ce, à n’importe quel moment de la journée. La seule condition sera de vous connecter à internet pour accéder au cloud Google Drive.
Cet outil est donc assez simple à comprendre, après ces quelques explications vous n’aurez plus à vous dire « mais Google Drive, c’est quoi ? ». Toutefois, comprendre en quoi consiste un outil Google c’est bien, mais savoir pourquoi l’utiliser, c’est mieux !
Pourquoi utiliser Google Drive pour votre entreprise ?
Si vous avez l’habitude de travailler à partir d’un seul poste de travail, vous vous demandez certainement en quoi Google Drive peut vous être utile et c’est normal. Mais imaginez que vous ayez besoin de changer d’ordinateur, que le vôtre tombe en panne et que les dossiers soient irrécupérables. Google Drive peut vous aider à éviter la catastrophe car le système de cloud va venir vous permettre de stocker les données sur internet afin de ne pas dépendre d’un appareil précis ! Alors Google Drive c’est quoi ? C’est la solution pour vous éviter des sueurs froides en cas de panne d’ordinateur !
Mais Google Drive ne s’arrête pas là, son système en ligne est surtout utile pour vous permettre de stocker des documents et les classer rapidement pour y accéder depuis n’importe quel appareil, et partout dans le monde. Alors si vous souhaitez ajouter un peu de confort à votre manière de travailler, c’est un outil à ne pas ignorer. Vous avez un client qui vous demander un fichier alors que vous êtes dans le train pour un week-end en famille ? Récupérez-le sur Google Drive et envoyez-le en un instant depuis votre smartphone ! Vous avez peut-être l’habitude de vous organiser sans utiliser de drive pour votre travail mais vous verrez qu’il devient difficile de se passer de ce confort au niveau de l’organisation lorsqu’on y a gouté !
L’autre avantage de taille que Google Drive va proposer à votre entreprise, c’est la possibilité de travailler à plusieurs sur vos dossiers. En effet, vous pouvez donner plusieurs accès aux dossiers que vous choisissez pour que vos équipes ajoutent et modifient leur travail en ligne très facilement. Cette organisation à partir d’un drive commun vous permettra d’éviter les nombreux mails pour transférer des fichiers entre les membres de vos équipes. Alors si vous souhaitez optimiser votre travail collaboratif, n’oubliez pas créer vos dossiers sur Google Drive ! Et n’hésitez pas à utiliser les autres outils Google en ligne pour travailler, comme Google Doc ou Google Slides.
Apprendre à bien utiliser Google Drive
Google Drive est donc un outil très pratique pour travailler facilement avec des clients et vos équipes sans perdre de temps. Alors comment profiter de ce confort facilement ?
Rien de plus simple ! Créez votre compte Google si ce n’est pas déjà le cas et rendez-vous sur Google Drive en utilisant votre connexion internet. Dès que vous y serez, il ne vous restera plus qu’à créer et organiser vos dossiers professionnels. Et pour accéder facilement à Google Drive depuis un smartphone ou une tablette, pensez à installer l’application pour utiliser votre outil rapidement dès que vous en avez besoin.
Lorsque vous aurez bien organisé vos fichiers sur Google Drive, il ne vous restera plus qu’à partager les dossiers collaboratifs avec les personnes choisies en effectuant un clic droit, puis « partager » pour ajouter les mails de vos équipes ou clients par exemple. Vous verrez également que ce clic droit vous donne accès à de nombreuses options pour personnaliser les dossiers, les télécharger et les organiser.
Il ne vous reste donc plus qu’à prendre un peu de temps pour maîtriser cet outil pratique, sans oublier qu’il est gratuit jusqu’à 15 Go de stockage ! Et si vous vous posez des questions sur la sécurité de vos documents, pas de panique. Google sécurise chaque outil, alors Google Drive ne fait pas exception.
Si vous craignez pour la sécurité des dossiers placés sur votre Drive, vous pouvez demander à Google de vous demander une validation par SMS à chaque connexion. Ce système simple vous permettra de ne plus vous inquiéter et vous n’aurez plus aucune excuse pour ne pas utiliser ce système de stockage en ligne.
Alors Google Drive, c’est quoi ? Un outil gratuit et sécurisé pour stocker vos documents en ligne ! Il serait dommage de s’en priver pour travailler en collaboration avec vos équipes qui apprécieront également ce confort dans leur organisation !
