Le mail est un élément qui accompagne chaque professionnel jour après jour. Que ce soit pour transmettre des informations ou en demander, vous rédigez régulièrement des mails à vos collaborateurs et vos clients.
Mais même si vous avez l’habitude de les rédiger, il existe des mails plus compliqués à mettre en forme, comme le mail de relance. En effet, que ce soit pour proposer un travail en commun, demander un paiement, obtenir des informations pour une commande, obtenir une réponse n’est pas toujours facile. Et pourtant il existe des situations où vous aurez besoin de vos réponses pour avancer dans votre business. C’est là que le mail de relance intervient, et il faut apprendre à bien le rédiger !
Pourquoi écrire un mail de relance ?
Vous vous demandez certainement à quoi bon écrire un mail de relance si vous n’avez pas eu de réponse jusqu’à présent. Vous n’avez aucune garantie d’obtenir une réponse un jour c’est certain, mais ne pas relancer votre destinataire vous assure pratiquement de ne jamais avoir de retour si elle n’est pas arrivée rapidement !
Et quand cela impacte votre business, une réponse s’impose ! Toutefois il n’est pas question de relancer un client ou un autre professionnel avec un mail familier demandant simplement une réponse à votre mail précédent. Malheureusement cela ne donnera pas envie de vous répondre et vous allez simplement perdre votre temps.
Alors veillez à toujours vous montrer professionnel tout en personnalisant votre mail pour faire part de votre investissement. Le mail de relance va vous permettre de garder le lien avec votre interlocuteur afin d’obtenir cette fameuse réponse que vous attendez tant.
Mais alors, quand envoyer son mail de relance pour éviter toute erreur de timing ? Vous vous en doutez certainement, envoyer un mail de relance dans les 24 heures n’est pas une idée judicieuse.
Vous devez laisser un peu de temps pour que votre destinataire ouvre le mail, le lise, prenne le temps d’y répondre. S’il reçoit un mail de relance dans la journée, il n’apprécierait sûrement pas la démarche et n’aura plus envie de prendre 5 minutes pour rédiger le mail qui vous était destiné.
De la même façon, un mail de relance une semaine après n’aura pas beaucoup d’effet car le destinataire aura peut-être oublié le contenu de votre première demande. Alors attendez 2 ou 3 jours avant de faire votre mail de relance et vous mettrez toutes les chances de votre côté pour avoir une réponse !
Adapter la relance à ses besoins pour un mail efficace
En fonction de vos besoins, vous pouvez rédiger des mails de relance différents. Il est par exemple possible d’effectuer un simple mail de suivi rapidement pour prendre des nouvelles auprès de votre destinataire en montrant que vous êtes toujours présent en cas de besoin. Ce simple contact suffit parfois à obtenir une réponse et il ne vous faudra pas beaucoup de temps pour le rédiger !
Vous pouvez également rédiger un article plus complet pour redonner les informations fournies dans votre mail précédent, afin de rappeler en détail de quoi il retourne. Il faudra bien entendu personnaliser votre mail et vous montrer à l’écoute en rappelant chaque point. Ce mail de relance montre votre investissement et permet au destinataire de vous répondre facilement sans avoir besoin de chercher les informations fournies dans le mail auquel il n’a pas répondu.
Il faudra donc penser à personnaliser votre mail en fonction de la situation, cela vous donnera plus de chance d’avoir une réponse au mail de relance. Que vous ayez besoin d’une réponse pour un paiement, pour la signature d’un contrat ou encore le transfert d’informations, vous devez prendre en compte des éléments indispensables :
- Ne pas relancer votre destinataire trop tôt, ou trop tard. Attendez 2 jours la première fois.
- Personnaliser son mail pour soigner sa communication en toute circonstance. Un mail reflète votre professionnalisme et l’image de votre entreprise.
- Adapter le contenu à votre but et à la situation. Il ne faut donc pas envoyer des mails automatiques pour des défauts de paiement par exemple, cela ne sera que rarement efficace. Un destinataire qui n’a pas pris le temps de réponse doit sentir votre investissement et voir que vous le prenez en compte pour franchir le pas et vous répondre, malgré son retard.
La bonne structure pour un mail de relance efficace
Vous avez une liste de mails auxquels vous souhaitez des réponses ? Il est temps de vous lancer dans la rédaction d’un mail de relance efficace !
Alors comment vous y prendre ?
- La formule de politesse au début de votre mail, un indispensable !
- Apportez du contexte à votre mail pour expliquer la raison de votre mail de relance. Vous pouvez rappeler votre premier mail par exemple.
- Donnez la raison de votre relance, si vous souhaitez des informations, un paiement, la réponse à une question. Et n’hésitez pas à redonnez les informations fournies dans votre premier mail si vous souhaitez faire gagner du temps au destinataire pour créer un mail de relance clair et complet.
- Incitez à l’action, tout en restant professionnel, pour montrer que vous attendez une réponse à ce mail de relance. Mais n’oubliez pas de vous montrer ouvert et disponible en cas de besoin, vous devez toujours privilégier l’échange avec un client ou un futur collaborateur.
- Il ne vous restera plus qu’à conclure de manière personnelle avant de signer votre mail.
Rédiger un mail de relance n’est donc pas compliqué mais il vous demandera un peu de temps et d’attention pour réussir à trouver la bonne formule. Chaque cas sera différent mais vous apprendrez progressivement à rédiger un mail de relance efficace en vous basant sur ces 5 étapes de rédaction.
Si vous n’avez toujours pas de réponse après un premier mail de relance, il faudra recommencer l’opération tous les 2-3 jours, puis attendre une semaine. Pour chaque mail envoyé, vous devez veiller à rester professionnel, à personnaliser le contenu et vous montrer ouvert à toute discussion. Vous finirez par obtenir une réponse et votre mail de relance appartiendra au passé !
