Les 3 outils qui me font gagner du temps au quotidien en tant que freelance

Quand on est freelance, on doit gérer pas mal de choses : son travail, sa prospection, son administratif, sa comptabilité … ce n’est pas simple ! Une journée ne dure que 24h. Dans cet article je vous révèle les 3 outils qui me font gagner du temps et que j’utilise vraiment au quotidien (donc tous les jours).

1. Des textes pré-enregistrés avec Phrase Express

L’outil que j’utilise le plus au quotidien, (sans m’en rendre compte aujourd’hui tellement je n’y pense même plus), c’est le logiciel Phrase Express. A quoi sert cet outil ? Dans notre quotidien de freelance, quand on est sur l’ordinateur, il y a certaines informations que l’on répète souvent. Cela peut être :

• des données comme notre numéro de TVA, notre SIRET, notre adresse email, notre numéro de téléphone, etc.
• des phrase ou messages entier : des réponses à des question récurrentes de clients, des messages de prospection.

Avec Phrase Express vous pouvez tout simplement pré-enregistrer toutes ces informations et vous pourrez via un simple raccourci les intégrer dans n’importe quel champ texte.

Il existe des plugins pour navigateur, malheureusement je ne trouve pas ça très pratique car on peut vouloir utiliser ces raccourcis sur un logiciel et non sur le navigateur (sur Word par exemple). Phrase Express n’est pas un plugin, vous pourrez donc utiliser vos raccourcis n’importe où 🙂

Je vous ai fait une toute petite vidéo démo :

L’outil est gratuit, compatible Windows et MacOS, vous pouvez le télécharger ici : https://www.phraseexpress.com/

2. Une gestion de projet au carré avec Notion

Quand on est freelance, on doit souvent pas mal de projets en même temps. Il ne faut rien oublier et on a tendance à stocker des informations un peu partout. Pour régler ce problème, j’utilisais Trello mais j’ai découvert il y a quelques temps l’outil Notion. C’est un Trello en beaucoup mieux et surtout on peut en faire TOUT ce qu’on veut. Chacun adapte Notion à sa sauce.

Avec Notion je gère toutes les tâches que j’ai à faire, surtout, pour chaque tâche j’ai 3 statuts « A faire » (je dois m’activer) « En cours » (j’attends le travail de quelqu’un) et « Terminer » (je n’ai plus rien à faire mais c’est bien de garder l’historique).

J’ai aussi un petit CRM qui me permet de garder les coordonnées de tous mes clients et j’y vois toutes les tâches qui leur sont affectées. J’ai un tableau de gestion des campagnes publicitaires (une sorte de Trello embarqué) et aussi une documentation personnelle que je peux partager à qui je veux.

Je vous ai aussi fait une petite vidéo démo :

Il existe pas mal de tutos et de formations pour apprendre à utiliser Notion. C’est un outil aux possibilités illimitées mais attention : le truc c’est qu’on a vite envie de faire des trucs de dingues avec alors qu’on en a pas vraiment besoin. Le but de Notion c’est de gagner en efficacité et donc du temps. Si vous passez 3 semaines à le bidouiller pour au final ne rien en tirer c’est dommage. Personnellement, j’ai fouillé ici et là des tutos pour savoir faire ce que j’ai fait, c’est du basique mais ça me convient.

Maintenant, si vous voulez une formation complète je vous recommande la formation Structurer son cerveau avec Notion de Julia Coudert. La formation est à 449€, je trouve ça un peu cher mais elle est de qualité.

3. Une comptabilité parfaite avec Freebe et Indy

Et enfin et non des moindre : les logiciels pour gérer sa comptabilité et sa facturation quand on est freelance.

Quand j’étais en micro-entreprise j’utilisais Freebe. Freebe permet de gérer ses devis, ses factures et sa comptabilité. L’outil est très simple à utiliser et ils vous dit quand déclarer votre CA à l’URSSAF et vous pouvez suivre où vous êtes par rapport au plafond de CA pour la TVA et le statut.

Je ne vais pas le présenter en détails car j’ai un article présentant Freebe ici.

Je ne suis plus en micro-entreprise, je suis en EI (Entreprise Individuelle) et pour la comptabilité Freebe ne suffit plus sous ce statut. J’ai donc cherché et j’ai trouvé Indy. C’est un outil qui est un peu comme Freebe dans le sens où il gère pour nous la comptabilité de notre activité sauf que bien évidement, l’outil est plus complexe puisque la comptabilité est plus complexe. Par contre, ce qui est intéressant c’est de se dire que mon statut est plus complexe mais qu’avec Indy, ma comptabilité ne l’est pas. Indy me dit quoi déclarer et surtout quand.

Je ne vais pas présenter Indy en détails puisque je vous ai déjà rédigé un article complet sur Indy ici.

Et vous, quels sont vos outils préférés qui vous font gagner du temps au quotidien dans votre activité d’indépendant 🙂 ? Je vous lis en commentaire !