En quelques années, les modes de travail ont radicalement évolué : Fini les journées bloquées entre 9h et 17h, assis à son bureau, derrière son écran et son clavier. L’espace de travail ne se limite plus à 4m² de bureau, avec un écran, une souris, un clavier, une unité centrale et des dizaines de dossiers papiers. Les plateformes collaboratives, la dématérialisation des documents, le Cloud Computing et les nouvelles habitudes des salariés (notamment les Digital Native) mettent les entreprises et les directions informatiques au défi : Créer un espace de travail 100% Virtuel.
L’évolution de l’espace de travail est une nécessité
Le modèle des bureaux cloisonnés entre quatre murs que nous connaissons tous touche à sa fin. Les types d’espaces se diversifient et leur attribution se fait davantage en fonction des usages et non plus des statuts. Le nomadisme des collaborateurs et l’hyper-connectivité de ces derniers révolutionnent totalement l’organisation du travail. En résumé, l’entreprise est en pleine mutation et doit faire évoluer avec agilité et efficacité l’environnement de travail de ses salariés.
Selon l’étude CBRE The Place To Work, un salarié travaille en moyenne seulement 50% de son temps à son poste de travail fixe et plus de 30% des surfaces de travail sont inoccupées au sein de l’entreprise. Dans le contexte actuel, ce gâchis d’espace mérite qu’on lui trouve une solution. Les modes de travail évoluent, l’optimisation des surfaces disponibles devient une évidence et implique de sortir de la logique « un espace pour un seul usage ». L’espace de travail devient alors hybride et virtuel, le hall d’accueil devient une zone d’échanges, les cantines d’entreprise peuvent faire office de salles de réunion. On voit également émerger de nouveaux espaces destinés à faciliter les échanges entre collaborateurs.
En même temps, la génération Y, hyper-connectée au travail comme à la maison, est extrêmement exigeante en matière d’organisation du travail. Selon The Place To Work, 86% des jeunes souhaitent un terminal mobile fourni par l’entreprise. Ils désirent avoir accès aux outils et réseaux de l’entreprise depuis n’importe où et à n’importe quel moment. Adieu les horaires fixes et les postes fixes. Bonjour l’ATAWAD (AnyTime, AnyWhere, Any Device), le BYOD (Bring Your Own Device) et le BYON (Bring Your Own Network).
La mobilité au travail : un enjeu pour les entreprises
Le télétravail est le mode d’organisation de travail flexible qui trouve le meilleur écho au besoin de mobilité chez les entreprises et les salariés. Travail en équipe, nouveaux équipements technologiques et bien-être des salariés ont déjà fait repenser les espaces de bureaux et les mentalités.
Quand on sait que le temps de trajet moyen d’un salarié est de 37 minutes en Ile-de-France et de 24 minutes en province, avec le télétravail ce sont donc de précieuses minutes gagnées pour les salariés. Moins de transport signifie également moins de fatigue et de stress mais aussi moins de pollution (dans le cadre d’une démarche RSE, cet argument n’est pas anodin). La souplesse du travail à distance permet un équilibre entre vies privée et professionnelle qui a un impact positif et non négligeable sur la productivité.
Le télétravail a un impact économique réel pour les entreprises : une meilleure productivité des salariés, une réduction de l’absentéisme et du turn-over engendrent une réduction importante des coûts RH et informatiques.
Quand on sait également que l’un des principaux postes de dépenses pour les entreprises réside dans le loyer, le télétravail permet de réaliser sans conteste d’importants gains immobiliers grâce au partage de bureaux et aux nouveaux espaces.
La technologie, et plus particulièrement le Cloud Computing au service de la transformation numérique des entreprises
Nous l’avons vu, la Digital Workplace s’impose aux entreprises et lui confère énormément d’avantages : Réduction des coûts, meilleure productivité des salariés, démarche RSE … Elle permet également de conserver ses meilleurs talents. Toutefois, est-ce si simple d’imaginer un poste de travail 100 virtualisé ? Finalement, on remarquera que le Cloud Computing / Les offres SaaS (Software as a Service) le permettent :
- Emails: Les salariés peuvent accéder à leur messagerie mail de n’importe où (au bureau, sur leur Smartphone, même à la maison), avec par exemple Office 365 ou encore Google For Work
- Réseaux sociaux d’entreprise et messagerie instantanée: La plupart des plateformes collaboratives permettent une communication constante et instantanée entre collaborateurs de manière très efficace, même Facebook propose sa propose solution
- Dématérialisation des documents: Aujourd’hui, la totalité des documents est numérisée (Factures, contrats, etc). Encore mieux, les documents sont conservés, sécurisés et surtout sont beaucoup plus accessibles puisque certains outils permettent de rechercher des documents via un simple moteur de recherche
- Visioconférence: Il est possible aujourd’hui d’organiser des réunions même si les participants ne sont pas tous au même endroit, que ce soit via un PC ou même un Smartphone, chacun pourra échanger.
Cette liste n’est peut-être pas exhaustive, nous n’avons pas parlé des CRM et ERP, mais globalement chaque outil a aujourd’hui son équivalent en mode SaaS. Finalement, les outils se sont tout simplement adaptés aux habitudes des utilisateurs. Tout le monde utilise les réseaux sociaux, Skype, des messageries mails en ligne, et tous nos documents sont numérisés.
La technologie permet donc aujourd’hui de fournir un poste de travail 100% mobile et virtualisé.
Le DSI au cœur de la transformation numérique de l’entreprise
Tous les DSI veulent (ou doivent) désormais intégrer les technologies de Digital Workplace. Mais est-ce si simple de mettre en place un environnement de travail basé sur le Cloud ? Pas sûr, pourtant le DSI est désigné comme chef d’orchestre. Ça semble simple sur le papier, pourtant le DSI hérite ici d’une grande responsabilité.
N’oublions pas que le DSI est le garant de la sécurité informatique de son entreprise, et que mettre en place des applications via des portails en accès libre constitue un grand danger. C’est pourquoi la solution doit être mise à disposition dans le cadre d’un Cloud sécurisé. Les fonctions de sécurité telles que la double authentification doit assurer un accès sécurisé aux données de l’entreprise.
L’ensemble du traitement étant effectué dans le Cloud, que devient le poste de travail (nous parlons ici de l’unité centrale) ? Peut-on définitivement la mettre à la corbeille ? Evidemment la réponse est non. Le BYOD pose énormément de problème de sécurité et la DSI doit au minimum garder le contrôle sur les postes de travail internes à l’entreprise.
Pourtant, la maintenance de ces postes de travail coûte beaucoup de temps et d’argent aux entreprises. Peut-être est-il temps d’y remédier ? Peut-être pourrions-nous imaginer un poste de travail compatible avec la Digital Workplace : Mobile, pouvant accueillir plusieurs utilisateurs, autonome même en cas de défaillance réseau, léger sans impacter l’expérience utilisateur et surtout simple à maintenir pour les services informatiques.
Ce poste de travail innovant, Wisper l’a inventé : Il s’agit de la solution ceBox, reposant sur la puissance de l’Intel NUC, la solution vient remplacer les anciennes tours de PC et permet de fournir un poste de travail standardisé et modulable à souhait à tous les utilisateurs, gérant le multi-site, la maintenance de ces derniers est grandement simplifiée comparé à des postes de travail « classiques ». Il s’agit donc d’une nouvelle génération de virtualisation de poste de travail.
La prochaine étape sera peut-être la virtualisation des collaborateurs, qui sait …
