Pour gérer vos projets vous avez besoin de mettre en place vos cibles, vos équipes et de programmer les différentes tâches à réaliser jusqu’à l’atteinte de vos objectifs. Il n’est pas toujours simple de prendre les bonnes décisions du premier coup et d’avancer sereinement dans son projet. Toutefois, pour gagner du temps et vous éviter des déceptions, il est tout à fait possible d’utiliser des outils et de tester votre projet.
Si vous ne savez vers lequel vous tourner, vous pouvez commencer par le diagramme d’Ishikawa, un outil qui vous aidera à prendre certaines décisions en identifiant de potentiels problèmes et causes. Alors si vous souhaitez mettre en place une gestion de projet efficace, je vous conseille de vous renseigner sur cet outil au préalable ! Et pour cela je vous ai préparé un article complet pour vous le présenter.
Qu’est-ce que le diagramme d’Ishikawa ?
Avant de vous aider à utiliser le diagramme d’Ishikawa il est important de vous expliquer en quoi cela consiste. On parle de cet outil comme d’un diagramme de causes et effets sous une représentation graphique afin de visualiser plus facilement les différentes causes à l’origine d’un problème. On utilise cet outil de management pour améliorer les performances de l’entreprise mais cela peut également avoir une utilisation plus large en s’appliquant aux diverses prises de décisions liées à une gestion de risque.
Pour analyser les différents facteurs, qu’ils soient directs ou indirects, il faudra réaliser une étude des 5 M. Cela peut vous sembler obscur mais les 5 M font tout simplement référence à ces différents éléments :
- Matière
- Milieu
- Matériel
- Main d’œuvre
- Méthode
Ces éléments se retrouveront sur un schéma pour mettre en relation les causes à effets et comprendre la problématique présente. Vous serez ainsi en mesure d’apporter les modifications nécessaires au niveau de votre organisation pour mener à bien votre projet. Alors si vous avez du mal à trouver des solutions à un problème, vous pouvez vous aider du diagramme d’Ishikawa pour gagner un temps précieux ! Mais cette méthode convient-elle à votre entreprise et à votre organisation ? Cet outil présente certains avantages qu’il est important de connaitre avant de vous lancer dans son application.
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Pourquoi utiliser un diagramme d’Ishikawa pour sa gestion de projet ?
Vous vous demandez peut-être s’il est vraiment nécessaire d’appliquer le diagramme d’Ishikawa pour avancer dans votre business. Cet outil peut être la bonne solution dans de nombreuses situations en vous aidant à comprendre le problème rencontré avec une vision d’ensemble plus claire. Cela vous aidera à prendre les bonnes décisions et priorisant certaines actions mais cet outil est aussi un indispensable pour identifier tout simplement les solutions liées à votre problème.
Utiliser le diagramme d’Ishikawa vous aidera donc à améliorer votre organisation concernant un projet professionnel, vous arriverez plus facilement à trier vos actions tout en fluidifiant les étapes. Mais il ne sera pas uniquement là pour montrer les faiblesses sur une organisation ou un projet ! En effet, cet outil vous aidera à savoir si vous avez programmé assez d’actions, assez de détails, ou si vous devez multiplier les ressources sur certains points pour éviter certaines difficultés à l’avenir. Il pourrait donc se révéler très utile pour vos séances de brainstorming !
- Visualiser les causes d’un problème : comprendre les causes vous aidera à analyser correctement la situation pour trouver les solutions adaptées
- Améliorer votre communication : la vision globale sur votre projet permet de comprendre le problème et d’identifier les causes plus rapidement en arrivant à exposer la situation à vos collaborateurs en vous appuyant sur des données claires et précises
- Prendre les bonnes décisions : comprendre la situation vous aidera à faire les bons choix tout en identifiant vos priorités plus facilement.
- Se protéger des risques à venir : une meilleure compréhension des risques vous aidera à les contourner pour réussir vos projets plus facilement par la suite !
Vous pouvez donc profiter de certains avantages en utilisant le diagramme d’Ishikawa pour votre gestion de projet. Mais pour cela il faudra prendre le temps de le réaliser correctement. Vous ne savez pas comment faire ? Ne vous inquiétez pas, je vous ai préparé quelques conseils pour utiliser cet outil !
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Comment réaliser correctement un diagramme d’Ishikawa ?
Pour vous lancer efficacement dans la mise en place de votre premier diagramme d’Ishikawa, n’oubliez pas les 5 M qui composent chacun une branche de votre outil.
- Méthode : cette partie met en lumière les problèmes de processus comme un mode opératoire par exemple.
- Matière : cette branche montrera les causes en fonction de vos matériaux, des fournitures ou encore des défauts de fabrication.
- Milieu : l’environnement extérieur peut avoir un impact significatif sur votre réussite et vous ne devez pas le mettre de côté.
- Matériel : tout ce qui viendra apporter de la valeur ajoutée à votre base et qui pourrait ainsi avoir quelques dysfonctionnements.
- Main-d’œuvre : votre équipe jouera un rôle capital dans la réalisation de votre projet, il faut vous assurer des compétences de chacun et d’avoir un équilibre entre le nombre, l’entente et les compétences.
Ces éléments vous aideront à vous lancer dans votre premier diagramme d’Ishikawa mais vous découvrirez rapidement qu’il sera tout à fait possible d’ajouter des branches ou d’en supprimer d’autres pour effectuer une analyse adaptée à vos besoins. Alors si vous souhaitez vous lancer, veillez à suivre les 3 étapes suivantes et vous ne tarderez pas à dégager suffisamment d’informations pour répondre à vos interrogations.
- Identifier le problème qui sera en tête de votre diagramme pour y trouver des solutions adaptées.
- Organiser les causes, trouver les raisons à votre problème et étudier chaque option pour écarter des pistes et classer les éléments en fonction de vos différentes branches.
- Mettre en place un plan d’action en vous appuyant sur les éléments précédents. Organisez les causes, classez les éléments par ordre d’importance, mesurer l’impact de chaque information et trouvez les solutions les plus adaptées pour avancer.
Le diagramme d’Ishikawa est donc une très bonne solution pour identifier vos problèmes en dégageant facilement les causes. Il est tout à fait possible de vous lancer rapidement sur un tableau ou une grande feuille blanche afin de tester la méthode. Mais il est également possible de réaliser un tableau virtuel en utilisant un Template proposé sur le web par exemple.
La gestion de projet vous amène à vous questionner sur certains points ? Vous rencontrez des difficultés pour le mener à bien ? N’attendez pas l’échec pour en tirer des leçons et prenez un peu de temps pour mettre en place ce diagramme d’Ishikawa !
